Временная шкала: ее применение для управления проектами
Временная шкала: особенности инструмента для реализации задач
Временная шкала помогает визуально отобразить все составляющие проекта и контролировать их реализацию. Она является не просто списком дел, а удобным инструментом, помогающим в управлении всеми задачами. Кроме того, временная шкала должна включать в себя данные по вопросам проекта. Таким образом вы сможете оптимизировать рабочие процессы, отслеживать прогресс и эффективность команды.
При использовании временной шкалы необходимо учитывать ряд особенностей, которые помогут правильно выстроить работу.
Актуальность данных. Даже самые продуманные планы могут нарушиться, всегда есть место форс-мажору или ситуациям, которые от вас не зависят. Однако важно выстроить процесс таким образом, чтобы эти факторы не оказывали существенного влияния на продуктивность. Поэтому перед тем как расставлять сроки на выполнение каждой задачи, нужно предварительно закладывать определенный запас времени, который позволит не передвигать дедлайн в случае форс-мажора или малейшего отхождения от намеченного плана. Для этого удобно использовать интерактивную временную шкалу, которая при необходимости автоматически будет подвигать сроки. Популярным вариантом является диаграмма Ганта, она не только самостоятельно выстраивает все процессы при изменениях, но и оповещает о них участников проекта.
Организация правильной коммуникации с сотрудниками. Это важный момент, который позволит избежать многих ошибок. Различные системы для ведения проектов позволяют взаимодействовать с командой, избегая многочисленных совещаний. Процессы во временной шкале доступны для просмотра всем членам команды, и каждый может видеть, как продвигается работа, где возникли трудности. Менеджер в данном случае контролирует все операции и своевременно реагирует на сложности. Если один из участников не может решить поставленную задачу, его проблемы можно обсудить со всей командой и найти оптимальный выход из ситуации.
Определение критического пути. Временная шкала дает визуальное представление того, как реализуется проект. С ее помощью можно увидеть, в какой момент возникли трудности, с какой задачей, и как это влияет на общий прогресс. На основе этой информации менеджер может принять решение об изменении сроков, перестановке задачи. В данном случае удобно применять концепцию критического пути, которая позволяет выделить самые важные задачи и второстепенные и понять, как невыполнение тех или других влияет на реализацию проекта.
Всегда существуют задачи, к выполнению которых невозможно приступить до того, как будут реализованы предыдущие пункты. Для этого во временной шкале есть инструмент зависимостей, который отражает взаимосвязи между задачами. При смещении одного из зависимых пунктов будут автоматически передвигаться и сроки выполнения других. Таким образом вы будете видеть картину изменений и контролировать процесс до мельчайших подробностей.
